Sollicitatiebrief en vacaturetekst: twee kanten van dezelfde zoektocht

Een goede tekst opent deuren. Dat geldt voor een bezwaarschrift en een condoleancekaart, maar zeker ook voor alles wat met werk te maken heeft. Een sollicitatiebrief bepaalt of iemand wordt uitgenodigd, een vacaturetekst bepaalt wie er überhaupt reageert. Toch worden beide teksten vaak haastig geschreven, met zinnen die iedereen al honderd keer heeft gelezen. Wie begrijpt hoe deze twee kanten van hetzelfde proces werken, schrijft betere teksten. En wie verder kijkt, ziet ook dat er functies zijn waarvoor de klassieke vacature en sollicitatiebrief helemaal geen rol spelen.

De sollicitatiebrief: niet herhalen, maar verbinden

De meest gemaakte fout in een sollicitatiebrief is dat het cv nog eens wordt samengevat. De lezer heeft dat cv al voor zich en zit niet te wachten op een opsomming van diploma’s en werkgevers. Een sterke brief legt juist een verbinding: waarom past deze persoon bij deze functie en bij deze organisatie? Dat lukt het best met concrete voorbeelden. In plaats van “ik ben een teamspeler” werkt een korte beschrijving van een situatie waarin je samen met collega’s een probleem hebt opgelost veel overtuigender.

Daarnaast is het verstandig om de brief af te stemmen op de vacature. Wie dezelfde tekst naar tien werkgevers stuurt, valt bij geen van hen op. Een paar zinnen over wat je aanspreekt in juist deze organisatie, laat zien dat je de moeite hebt genomen om je te verdiepen.

De vacaturetekst: schrijven voor de lezer

Aan de andere kant van de tafel worstelen werkgevers met hun vacatureteksten. Veel teksten beginnen met een lange beschrijving van het bedrijf, gevolgd door een rij eisen en eindigen met “een marktconform salaris”. Voor de lezer is dat weinig onderscheidend. Een vacature werkt beter als hij vanuit de kandidaat geschreven is: wat ga je doen op een gewone werkdag, met wie werk je samen, wat kun je leren en wat krijg je ervoor terug? Hoe concreter, hoe beter een kandidaat kan inschatten of de baan bij hem past.

Ook de lengte van de eisenlijst verdient aandacht. Een lange rij harde eisen schrikt mensen af die net niet aan alles voldoen, terwijl zij misschien heel geschikt zijn. Het helpt om onderscheid te maken tussen wat echt noodzakelijk is en wat mooi meegenomen zou zijn.

Woorden die werken en woorden die afschrikken

Zowel in brieven als in vacatures zijn er woorden die zo vaak gebruikt worden dat ze betekenisloos zijn geworden. Denk aan “dynamisch”, “gedreven”, “proactief” en “stressbestendig”. Ze klinken positief, maar zeggen weinig. Beter is het om te beschrijven wat er achter zo’n woord zit. Een dynamische werkomgeving wordt pas begrijpelijk als je vertelt dat er wekelijks nieuwe projecten binnenkomen. Gedrevenheid wordt geloofwaardig als je laat zien wat je ergens voor hebt gedaan.

Wanneer er geen vacature verschijnt

Voor een groot deel van de functies op de arbeidsmarkt verloopt werving via een advertentie en een brief. Maar voor de hoogste functies in een organisatie, zoals directeuren, bestuurders en senior specialisten, gaat het vaak anders. Die posities worden regelmatig ingevuld zonder dat er ooit een openbare vacature verschijnt. Soms omdat het om een gevoelige wisseling gaat, soms omdat de beste kandidaten niet actief op zoek zijn en dus geen vacatures lezen.

In zo’n situatie wordt vaak gekozen voor executive search. Daarbij gaat een bureau gericht op zoek naar mensen die passen bij het profiel en benadert hen persoonlijk. Bureaus als Eqib HR en recruitment bieden naast reguliere werving ook executive search recruitment voor dit soort sleutelposities. Het verschil met een vacature is dat de werkgever niet afwacht wie er reageert, maar actief kandidaten benadert die anders buiten beeld zouden blijven.

Wat dat betekent voor je teksten

Ook bij executive search speelt tekst een rol, al ziet die er anders uit. In plaats van een vacature wordt er een profielschets opgesteld: een document dat de organisatie, de uitdaging en de gewenste persoon beschrijft. En de kandidaat schrijft geen sollicitatiebrief, maar voert eerst een verkennend gesprek. Wel is het verstandig om ook dan een helder verhaal klaar te hebben over je loopbaan en ambities. Wie dat goed op papier heeft gezet, kan het ook overtuigend vertellen.

Wie zich wil oriënteren op de arbeidsmarkt in het algemeen, vindt bij het UWV informatie over solliciteren, werk zoeken en de ontwikkelingen per beroep.

Schrijven met de lezer voor ogen

Of het nu gaat om een sollicitatiebrief, een vacature of een profielschets: de beste teksten zijn geschreven met de lezer voor ogen. Wat wil die persoon weten, en wat helpt hem om een besluit te nemen? Wie die vraag steeds stelt, schrijft vanzelf duidelijker, persoonlijker en overtuigender.