Voorbeeld memo

Niet iedereen weet tegenwoordig nog wat een “memo” inhoudt. Het is dan ook een vrij ‘oude’ term. Als je in een Engelstalig bedrijf werkt, dan zul je ongetwijfeld wel eens hebben gehoord: “oh, you didn’t get the memo?” – wat zoveel betekent als: “oh, heb je dat niet meegekregen?”. Op deze pagina vind je een voorbeeld memo en leggen we je uit wat een memo precies is en hoe je deze schrijft.

Wat is een memo?

Een memo is een manier om een lezer snel en efficiënt op de hoogte te brengen van bepaalde informatie. Het woord memo is afkomstig van het woord memorandum. Memo’s worden vooral gebruikt in een zakelijke omgeving. In de memo wordt dan bijvoorbeeld informatie gegeven over interne zaken zoals beleidswijzigingen, nieuw personeel, vertrekkend personeel of veranderingen binnen de organisatie (bijvoorbeeld een promotie van een medewerker).

Zo’n memo wordt anno 2021 natuurlijk meestal per e-mail verstuurd. Voordat je een memo gaat schrijven, houd er dan rekening mee dat een memo aan bepaalde zaken moet voldoen om echt effectief te zijn. Een aantal algemene adviezen:

• Houd het kort en bondig en geef alleen de nodige informatie.
• Roep duidelijk op tot actie, wanneer dit van de ontvanger(s) gevraagd wordt.
• Grijp direct de aandacht van je lezer.
• Informeel taalgebruik; een memo is een korte, bondige tekst en hoeft daarom niet aan allerlei stijlvormen te voldoen zoals een zakelijke brief dat wel moet doen.
• Ga niet uitgebreid in op vraagstukken als “waarom”. Houd het kort en bondig. Bijvoorbeeld: “de directie heeft besloten dat we 20% moeten bezuinigen op onze marketingactiviteiten”. En niet: “wegens de tegenvallende resultaten van het boekjaar 2020, heeft de directie tijdens het maandelijks overleg besloten om per 1 juni 2021 het marketingbudget met 20% te verlagen”.

Structuur van een memo

Een memo voldoet vaak aan een bepaalde structuur. Dit kan natuurlijk per memo verschillen. We laten in principe de basis van een memo-structuur zien. Deze kan natuurlijk uitgebreid worden wanneer de situatie hierom vraagt.

Hoofd

Je begint een memo met het “hoofd”. Dit is vaak gewoon de “heading” van een e-mail, bijvoorbeeld:

Date: June 6th, 2021
From: Elon Musk
To: All SpaceX Staff
Subject: SpaceX 2020 financial results

Het bovenstaande voorbeeld is een fictieve e-mail header waarbij we het bedrijf SpaceX als voorbeeld hebben genomen.

Inhoud

De inhoud wordt in het Engels ook wel de “body” genoemd. Dit is de daadwerkelijke tekst van de memo (of e-mail). In de body van de memo vind je:

• Introductie
• Feiten
• Conclusie (korte samenvatting)

Je hoeft een memo niet te starten met een aanhef. Je kan “beste collega’s” of “geachte medewerkers” prima weglaten. Ook hoeft een memo niet ondertekend te worden.

Voorbeeld memo

We laten nu een voorbeeld van een memo zien in het Nederlands.

Voorbeeld 1: reorganisatie

Voorbeeld 2: interne wijziging