Als werkgever kun je je medewerker een officiële waarschuwing geven als deze zich heeft misdragen of meerdere malen in de fout gaat. Een officiële waarschuwing dient schriftelijk te worden verzonden. Een officiële waarschuwing kun je bijvoorbeeld gebruiken bij een medewerker die iets doet dat in strijd is met het beleid van je organisatie. Maar ook medewerkers die structureel of met regelmaat te laat op het werk verschijnen kunnen een officiële waarschuwing ontvangen. Na twee officiële waarschuwingen mag een medewerker op staande voet ontslagen worden, of staat de werkgever juridisch in ieder geval sterker. Dan moeten er wel zwaarwegende redenen zijn, en bovendien moet het dossier op orde zijn. Dat wil zeggen: de werkgever moet bijhouden hoe vaak en wanneer de werknemer de fout in gaat.
Voorbeeldbrief officiële waarschuwing
We laten nu meerdere voorbeelden zien van brieven die verzonden kunnen worden als officiële waarschuwing.
Voorbeeld: vaak te laat op werk
Bedrijfsnaam B.V.
Palmboomstraat 3
1010 NA Amsterdam
Dhr. G. Jacobs
Telaatstraat 11
2033 TL Rotterdam
Amsterdam, 5 oktober 2020
Betreft: 1e officiële waarschuwing
Geachte heer Jacobs,
Helaas hebben wij geconstateerd dat u – na meerdere mondelinge waarschuwing – wederom te laat op het werk bent komen opdagen. Omdat wij u steeds regelmatiger te laat op werk zien aankomen, ontvangt u van ons via deze weg uw eerste officiële waarschuwing.
Voor de volledigheid, hebben wij een aantal voorbeelden van dagen waarop u te laat bent verschenen. Op de dagen dat u te laat bent, moet het hele team op u wachten. Dit leidt tot grote vertragingen. Wij hebben de onderstaande informatie verkregen via klachten van uw directe leidinggevenden en door middel van het pasjes-systeem waarmee wij kunnen achterhalen hoe laat een ieder op de werkvloer verschijnt.
- Vrijdag 4 september, starttijd 7:00 uur, daadwerkelijk begonnen om 7:42 uur.
- Maandag 7 september, starttijd 7:00 uur, daadwerkelijk begonnen om 7:22 uur.
- Woensdag 9 september, starttijd 7:00 uur, daadwerkelijk begonnen om 8:22 uur.
- Maandag 14 september, starttijd 7:00 uur, daadwerkelijk begonnen om 7:33 uur.
U ontvangt bij deze van ons uw eerste officiële waarschuwing voor het structureel niet tijdig op werk aanwezig zijn. Daarnaast verzoeken wij u nogmaals met klem om voortaan op tijd op het werk te verschijnen. Gebeurt dit niet, dan zullen wij u een tweede officiële waarschuwing geven. Daarna kan ontslag op staande voet volgen.
Wij hopen natuurlijk dat het niet zo ver hoeft te komen en dat u voortaan tijdig op de werkvloer zult verschijnen.
Deze brief is aangetekend verstuurd zodat wij er zeker van zijn dat deze u bereikt heeft.
Met vriendelijke groet,
Dhr. H.G.M. Ten Aart
Algemeen Directeur, Bedrijfsnaam B.V.
<handtekening>
Voorbeeld: diefstal van bedrijfseigendommen
Geachte mevrouw K.L. Eptomaan,
Op 1 oktober 2020 hebben wij u op heterdaad betrapt bij het onrechtmatig toe-eigenen van bedrijfseigendommen. Naar aanleiding van ons gesprek op 2 oktober hebben wij besloten u deze eerste officiële waarschuwing te geven.
Wij vertrouwen er op dat dit niet nogmaals zal voorkomen. Is dat wel het geval, dan zullen wij genoodzaakt zijn om rechtsmaatregelen te treffen en/of over te gaan op ontslag.
Bijgaand vindt u een kopie van het gesprek met uw leidinggevende. Daarnaast zal een kopie daarvan in uw personeelsdossier worden toegevoegd.
Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Met vriendelijke groet,
S.L. Achtoffer
Directeur Personeelszaken, Bedrijfsnaam B.V.
<handtekening>
Meer informatie
Meer weten over het maken van een officiële waarschuwing voor je werknemer? Bekijk dan eens de onderstaande veelgestelde vragen.
Een officiële waarschuwing geef je wanneer een werknemer herhaaldelijk ongewenst gedrag vertoont en dit – nadat je hem/haar hierop hebt aangesproken – niet heeft verbeterd. De waarschuwing is bedoeld om de werknemer hierop aan te spreken, te laten weten dat het gedrag niet geaccepteerd wordt én om de werknemer te informeren welke maatregelen er zullen volgen als deze zijn/haar gedrag niet verbeterd.
In een officiële waarschuwing moeten verschillende dingen terugkomen. Zo moet je het ongewenste gedrag van de werknemer beschrijven en uitleggen waarom dit ongewenst is. Verwijs ook naar de verschillende aanleidingen die er waren om de officiële waarschuwing af te geven. Als er een gesprek is geweest over het gedrag, benoem dit dan ook.
Tot slot benoem je welke maatregelen er gaan volgen als werknemer zijn/haar gedrag niet verbetert.
In principe heeft een officiële waarschuwing geen directe gevolgen voor de werknemer óf werkgever. Echter, de waarschuwing maakt wél deel uit van het dossier van de werknemer. Dit kan “van pas” komen als er een ontslagprocedure volgt. Met het dossier kun je aan de kantonrechter aantonen dat de werknemer zijn/haar gedrag niet heeft verbeterd, ondanks één of meerdere waarschuwingen.
Eenmalige gebeurtenissen moeten ernstig genoeg zijn om een officiële waarschuwing af te geven. Denk hierbij aan dronken op het werk verschijnen.
Herhaalde gebeurtenissen kunnen óók aanleiding zijn voor een officiële waarschuwing. Bijvoorbeeld als een werknemer structureel te laat komt.
Natuurlijk kun je niet een waarschuwing geven wanneer een werknemer éénmalig te laat komt.
We raden altijd aan met de werknemer in gesprek te gaan voor je een waarschuwingsbrief stuurt of overhandigt.
in een brief kan het woord waarschuwing voorkomen maar zonder enig nadruk. is door het woord waarschuwing ook daadwerkelijk de brief aan te merken als een waarschuwingsbrief?
Beste Abdoel,
Het is belangrijk om te vermelden dat het om een officiële waarschuwing gaat en dat deze in het dossier wordt opgenomen. Optioneel kun je ook aangeven dat een herhaling van de gemaakte fout(en) gevolgen kan hebben voor de voortzetting van het dienstverband.