Voorbeeld brief contract niet verlengd

Voorbeeld brief contract niet verleng

Het kan natuurlijk voorkomen dat een medewerker met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet verlengd wordt. Vandaar verstrekken wij op deze pagina een voorbeeld brief contract niet verlengd. Het niet verlengen van een tijdelijk contract kan meerdere redenen hebben, bijvoorbeeld:

  • Medewerker was ingehuurd om tijdelijk iemand te vervangen.
  • Er was tijdelijk een extra medewerker nodig, maar nu niet meer.
  • Het tijdelijke contract was bedoeld om te ontdekken of er meer in zat, maar dit bleek niet het geval.
  • De medewerker voldeed niet aan de eisen en/of verwachtingen van werkgever
  • Er is geen budget (meer) om het contract te verlengen.

Wanneer een tijdelijk contact niet verlengd wordt, bent u als werkgever in principe geen uitleg verschuldigd aan de medewerker. Toch wordt het vaak op prijs gesteld om een gesprek aan te gaan met de medewerker om een en ander toe te lichten, mits de situatie daar om vraagt.

Voorbeeld brief contract niet verlengd: de regels

Zorg er voor dat de brief minimaal één maand voor het einde van de arbeidsovereenkomst verstuurd en/of overhandigd wordt. In sommige gevallen kan het zo zijn dat je een vergoeding aan de werknemer moet betalen wanneer je te laat bent met het versturen van deze brief.

Dit heet ook wel de zogeheten aanzegtermijn. Dit betekent in principe dat de werkgever verplicht is om de werknemer (op tijd) te informeren over het (niet) verlengen van de arbeidsovereenkomst. Hierover lees je meer op de website van Rijksoverheid.

Voorbeeld-brief 1

We hebben hierbeneden verschillende voorbeeldbrieven voor je neergezet. Afhankelijk van de situatie die van toepassing is, kunnen deze brieven hergebruikt worden voor het informeren van een werknemer over de beslissing om de arbeidsovereenkomst niet te verlengen.

Zorg er uiteraard voor dat u de namen, plaatsnamen en datum aanpast aan de situatie die van toepassing is. De (plaats)namen in onze voorbeelden zijn fictief.

Bedrijfsnaam B.V.
Dam 1
1010 AB Amsterdam

Dhr. G.J. Janssen
Nieuwezijds Voorburgwal 147
1012 RJ Amsterdam

Betreft: Niet verlengen arbeidsovereenkomst
Amsterdam, 30 november 2019

Geachte heer Janssen, Beste Gerard,

Via deze weg delen wij u mede dat uw arbeidsovereenkomst niet verlengd zal worden. De tijdelijke positie welke u invulde, is nu komen te vervallen.

Uw arbeidsovereenkomst loopt af op 1 januari 2020 en zal niet worden verlengd. Met inachtname van de aanzegtermijn van één maand zal uw laatste werkdag zijn op 31 december 2019.

Dhr. Van Der Zande van personeelszaken zal een afspraak met u maken voor het afhandelen van de eindafrekening en het inleveren van uw laptop en kantoorsleutels.

Namens de voltallige directie willen wij u bedanken voor de prettige samenwerking van de afgelopen 12 maanden.

Met vriendelijke groet,

Jan-Peter de Vries
Algemeen Directeur Bedrijf B.V.
<< Handtekening >>

Voorbeeld-brief 2

Bedrijfsnaam B.V.
Parkhaven 20
3016 GM Rotterdam

Dhr. A.J. van der Arend
Coolsingel 23
3030 AJ Rotterdam

Betreft: Niet verlengen arbeidsovereenkomst
Amsterdam, 30 oktober 2019

Geachte heer Janssen, Beste Gerard,

Via deze weg delen wij u mede dat uw arbeidsovereenkomst niet verlengd zal worden. Na een overleg met uw leidinggevende, hebben wij besloten dat het beter is als onze wegen zich hier scheiden.

Uw arbeidsovereenkomst loopt af op 1 december 2019 en zal niet worden verlengd. Met inachtname van de aanzegtermijn van één maand zal uw laatste werkdag zijn op 30 november 2019.

Met vriendelijke groet,

Gert-Pieter Jaspers
Algemeen Directeur Bedrijf B.V.
<< Handtekening >>

Natuurlijk is het van belang om in uw brief dit voorbeeld voldoende aan te passen aan de daadwerkelijke situatie. Het zou ongelukkig zijn om bepaalde details niet goed op te schrijven, omdat de medewerker dan een slecht beeld van uw organisatie zou kunnen krijgen.

U kunt deze brief ook aangrijpen om de werknemer te wijzen op bepaalde zaken, zoals het opnemen van resterende vakantiedagen (in plaats van deze te laten uitbetalen). U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om dit in een persoonlijk gesprek te doen, of dit te delegeren aan de HR-afdeling.

Veel gestelde vragen

We krijgen aan de hand van onze voorbeeld-teksten veel verschillende vragen ingestuurd. We proberen daarom altijd alvast een aantal vragen te beantwoorden, zodat je het antwoord direct hebt.

Geldt de aanzegverplichting altijd?

In principe is het verplicht om de werknemer uiterlijk één maand voor het eind van de arbeidsovereenkomst op de hoogte te stellen van het niet verlengen hiervan. Echter, er zijn uitzonderingen op deze regel. De aanzegverplichting geldt niet in het geval van:

  • Arbeidsovereenkomsten met een looptijd van minder van 6 maanden;
  • In het geval van projectovereenkomsten;
  • Een arbeidsovereenkomst die is aangegaan ter vervanging van een andere werknemer die bijvoorbeeld ziek of zwanger is.

Wat gebeurt er als de werkgever zich niet aan de aanzegverplichting houdt?

Als een werkgever zich niet houdt aan de aanzegverplichting, kan de werknemer bruto salaris eisen voor iedere dag dat de werkgever te laat is met de aanzegging. Er zit een maximum op van één maandsalaris.

Rekenvoorbeeld

Verdien je €5000 bruto per maand (€28,87 bruto per uur), dan kun je per dag dat de werkgever jou niets heeft laten weten (8*€28,87 =) €230,96 eisen. We gaan er hierbij vanuit dat je een werkdag van 8 uur en een werkweek van 40 uur hebt.

Belangrijk om te weten is dat de werknemer de betaling van deze eventuele vergoeding binnen drie maanden moet opeisen nadat de aanzegverplichting is ontstaan. De werknemer kan dit opeisen via de kantonrechter, al wordt in de praktijk niet direct naar de rechter gestapt. De werknemer zal in principe beginnen met een “verzoekschrift”. Als de werkgever vervolgens erkent dat de vergoeding betaald moet worden en dit ook doet, dan hoeft er geen rechter aan te pas te komen. Een procedure is – zoals zo vaak – het uiterste middel in deze kwestie.

Is een mondelinge aanzegging voldoende?

Nee, in principe moet het opzeggen van een contract schriftelijk gebeuren. Dit doe je het best per aangetekende post, zodat er achteraf geen misverstanden kunnen ontstaan. Ook als je kunt bewijzen dat de aanzegging mondeling heeft plaatsgevonden, is dit niet altijd geldig.

Kan ik de aanzegging ook opnemen in de arbeidsovereenkomst?

In principe kan een werkgever ervoor kiezen om de aanzegging al op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Dit heet een aanzegbepaling. Het is dan in principe niet meer nodig om een maand van tevoren een brief te sturen. Immers, de werknemer ondertekent de overeenkomst waarin de aanzegbepaling staat. Er wordt dan automatisch voldaan aan de bewijsplicht. Toch wordt het over het algemeen wel als netjes ervaren om dit wél te doen.

Wat als de werknemer doorwerkt na de einddatum?

Als de werknemer doorwerkt na de einddatum van de arbeidsovereenkomst, dan wordt de arbeidsovereenkomst (stilzwijgend) voortgezet. In principe gebeurt dit met dezelfde duur als de vorige overeenkomst, maar met een maximum van één jaar. Een halfjaarcontract vloeit dus automatisch over in nóg een halfjaarcontract. Er hoeft dan uiteraard geen vergoeding worden betaald, anders dan het loon (salaris) van de werknemer.

Als er drie tijdelijke arbeidsovereenkomsten zijn verstreken, dan ontstaat er automatisch een vast dienstverband (arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd). De werkgever moet dan een ontslagprocedure starten en kan niet meer zomaar opzeggen.

Conclusie

Het is verplicht om een tijdelijke medewerker minimaal één maand van tevoren op de hoogte te brengen van het niet verlengen van de tijdelijke overeenkomst. Uitzondering hierop zijn arbeidsovereenkomsten voor een duur van minder dan zes maanden en arbeidsovereenkomsten waar al een aanzegbepaling in is opgenomen. Doet u dit niet, dan zal u een vergoeding moeten betalen.