Heb je een rekening ontvangen van een incassobureau, terwijl je de hoofdsom reeds betaald hebt? Het kan natuurlijk gebeuren dat je een bedrijf of organisatie al betaald hebt, maar dat dit nog niet in de administratie is verwerkt. Daardoor kan jouw “openstaande bedrag” automatisch doorgegeven zijn aan het incassobureau. Als je al betaald hebt, kun je het incassobureau een brief (of e-mail) sturen om te laten weten dat je al betaald hebt. Op deze pagina laten we je hiervoor een voorbeeldbrief betaalde rekening incassobureau zien.
Voorbeeldbrief betaalde rekening incassobureau
De onderstaande brief kun je gebruiken om het incassobureau te laten weten dat je al betaald hebt.
Aan
Incassobureau B.V.
Straatnaam 123
2222 BA Plaatsnaam
Betreft: reeds betaalde rekening
Kenmerk: dossier 12345678
Geachte heer/mevrouw,
Op 5 maart jl. ontving ik van u een brief waarin u namens Zorgverzekering N.V. een bedrag van €299,- van mij eist.
Ik heb deze rekening reeds betaald, en ben het daarom niet eens met uw brief. Bijgevoegd vindt u de bewijsstukken van de betalingen.
Ik verzoek u om binnen één week het dossier te sluiten en mij hiervan een bevestiging te sturen. Bent u het hiermee niet eens, dan ontvang ik graag binnen één week bewijs waaruit blijkt dat ik wel zou moeten betalen.
Indien ik niet binnen 7 dagen van u hoor, dan ga ik er vanuit dat het dossier gesloten is en u mij geen brieven meer stuurt.
Met vriendelijke groet,
Peter Heersma
Door een brief als deze te versturen, leg je de bal bij het incassobureau. Het kan natuurlijk zijn dat zij hierop terugkomen. Bijvoorbeeld wanneer jouw betaling te laat was, kunnen ze alsnog vragen om het betalen van de incassokosten. Hiervoor zouden ze in een ongunstig geval een aanmaning kunnen sturen. Een aanmaning is echter niet altijd rechtsgeldig. Bekijk ook eens onze pagina Voorbeeld brief onterechte aanmaning.
Meer informatie
Je zult je nu wellicht afvragen: mag het incassobureau nog incassokosten berekenen? Dat ligt er een beetje aan wanneer je precies betaald hebt. Je zult natuurlijk van het bedrijf of de organisatie al één of meerdere herinneringen hebben ontvangen voor het betalen, anders komt jouw openstaande rekening niet bij het incassobureau terecht.
De laatste herinnering vóórdat je een incassobrief ontvangt zou een uiterlijke betaaldatum moeten vermelden. Als je je hieraan hebt gehouden, dan mag het incassobureau géén incassokosten berekenen. Was je echter te laat, dan zijn er gevallen waarin dat wél mag. De regels hiervoor zijn te vinden op de website van ConsuWijzer. Zie bijvoorbeeld de rekenhulp incassokosten van de ACM.
Een incassobureau verdient haar geld door jouw rekening te innen. Houd dit in je achterhoofd wanneer je met het incassobureau te maken hebt. Het feit dat jij al betaald hebt kan dus betekenen dat zij inkomsten mislopen. Raadpleeg daarom altijd de regels en dreig alleen met maatregelen als het incassobureau zich niet aan de regels rondom incasso houdt.