Voorbeeld formulier exitgesprek

Voorbeeld formulier exitgesprek
Een exitgesprek kan plaatsvinden in een informele setting.

Heeft een werknemer een ontslagbrief ingediend en gaat deze jouw bedrijf of organisatie verlaten? Het is veelal gebruikelijk dat er dan een exitgesprek plaatsvindt tussen deze werknemer en de werkgever. In dit gesprek kunnen bijvoorbeeld de directe leidinggevende en iemand van de afdeling personeelszaken aanwezig zijn.

Het exitgesprek is eigenlijk een soort “interview” met de persoon die de organisatie verlaat. Dit gesprek is natuurlijk geheel vrijblijvend. De medewerker kan niet verplicht worden om aan een dergelijk gesprek mee te doen. Toch zal het in het algemeen weinig problemen geven om een exitgesprek te houden. De reden voor bedrijven om dit soort gesprekken te houden is om inzicht te verkrijgen in vertrekredenen van werknemers. Een vertrekkende medewerker spreekt over het algemeen redelijk vrijuit, want deze heeft – in uw organisatie – niets te verliezen. Je zult in een exitgesprek vaak een meer “ongezouten” mening krijgen. Wel kun je natuurlijk van de vertrekkende werknemer verlangen dat deze opbouwend is in zijn/haar kritiek.

Voor een exitgesprek is vaak een formulier opgesteld dat de organisatie kan meenemen in de administratie. Dit formulier kan voorafgaand aan het gesprek naar de werknemer worden toegestuurd, zodat deze het alvast kan invullen. Je kunt het formulier ook samen invullen tijdens het exitgesprek. Hoe dan ook wordt het als netjes ervaren om het formulier alvast met de vertrekkende werknemer te delen zodat deze zich kan voorbereiden op het gesprek. Meer weten over het exitgesprek? Kijk dan eens hier.

Voorbeeld formulier exitgesprek

We laten nu een voorbeeld formulier zien dat gebruikt kan worden tijdens het exitgesprek.

0. Persoonlijke gegevens

Naam:
Geboortedatum:
E-mailadres:
Indiensttreding:
Huidige functie sinds:
Werkuren per week:
Datum uit dienst:

i. Vertrek

  • Werknemer verlaat de organisatie vanwege:
    • Nieuwe baan
    • Ontslagen / aflopen contract
    • Pensioen
    • Anders, namelijk: ….
  • Hoe lang is de werknemer werkzaam geweest binnen de organisatie?
    • Minder dan één jaar
    • Eén tot drie jaar
    • Drie tot tien jaar
    • Meer dan 10 jaar
  • Heeft werknemer een nieuwe baan?
    • Ja, namelijk:
    • Nee
    • Niet van toepassing
  • Indien werknemer een nieuwe baan heeft gevonden, wat is de reden daarvan?
    • Minder reistijd
    • Hoger salaris voor zelfde functie
    • Betere werksfeer
    • Meer doorgroeimogelijkheden
    • Anders, namelijk:

ii. Arbeidsomstandigheden

  • Was werknemer tevreden over het samenwerken met directe collega’s en leidinggevende?
    • Ja
    • Nee, want:
  • Hoe heeft werknemer de werkdruk ervaren?
    • Te hoog
    • Te laag
    • Goed
  • Wat vond werknemer van de voorzieningen op het kantoor van werkgever?
    • Zeer goed
    • Goed
    • Slecht
    • Zeer slecht
      Toelichting:

iii. Arbeidsvoorwaarden

  • In hoeverre was werknemer tevreden over primaire arbeidsvoorwaarden zoals salaris en vakantiedagen?
    • Zeer tevreden
    • Tevreden
    • Ontevreden
    • Zeer ontevreden
      Toelichting:

iv. Groei

  • Was werknemer tevreden over de doorgroeimogelijkheden binnen het bedrijf?
    • Ja
    • Nee, want: …
  • Indien van toepassing, was werknemer tevreden over de opleidingsmogelijkheden binnen het bedrijf?
    • Zeer tevreden
    • Tevreden
    • Ontevreden
    • Zeer ontevreden
    • Niet van toepassing
      Toelichting:

v. Overige

  • Zijn er nog andere zaken die werknemer wil bespreken?
    • Nee
    • Ja, namelijk:
  • Mag de uitkomst van dit gesprek worden gedeeld met leidinggevenden en directie?
    • Ja
    • Nee

Datum:
Handtekening werknemer:

Meer informatie

Zoals je in het voorbeeld-formulier kunt zien is het exitgesprek bedoeld om als bedrijf te begrijpen wat eventuele verbeterpunten zijn. Echter, om hetgeen dat besproken wordt te mogen gebruiken en om dit met de directie te mogen delen, is het vaak wel netjes om toestemming te vragen aan de werknemer.

Ook voor de werknemer kan het fijn zijn om zijn loopbaan binnen de organisatie op deze manier af te sluiten. Vaak zie je dat een werknemer het fijn vindt om vrijuit te kunnen spreken over de gang van zaken, ook omdat dit gesprek een soort “afsluiting” is voor de werknemer. Deze kan het allemaal achter zich laten en met een frisse blik beginnen aan zijn nieuwe uitdaging of natuurlijk pensioen.

Al met al is het aan de werkgever om te bepalen of er iets wordt gedaan met de feedback van de vertrekkende werknemer. Natuurlijk is het fijn om feedback te krijgen, maar deze is natuurlijk niet 100% objectief. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat een werknemer vertrekt omdat hij/zij een bepaalde promotie niet heeft gekregen. Hierover kan een werknemer gefrustreerd zijn en daardoor kan een exitgesprek natuurlijk een vertekend beeld geven. Het is hoe dan ook goed om de uitkomst met een korreltje zout te nemen, daar je altijd maar één kant van het verhaal te horen krijgt tijdens zo’n gesprek.

Hoe om te gaan met beschuldigingen van werknemer

Doordat het exitgesprek dé mogelijkheid is voor de werknemer om vrijuit te spreken, kan het zomaar gebeuren dat deze een of meerdere beschuldigingen uit. Of dit nu aan het adres van collega’s of leidinggevende(n) is, het is hoe dan ook zaak om deze aantijgingen serieus te nemen. Echter, neem ze niet direct voor waarheid aan. Geef aan dat je deze serieus neemt, maar vel geen oordeel zonder zelf onderzoek te doen naar wat er gebeurd is.

Het zou niet voor het eerst zijn dat een werknemer zijn exitgesprek als een kans ziet om een oud-collega of -leidinggevende nog eens flink onder de bus te gooien. Gelukkig zijn de meeste werknemers professioneel genoeg om zich verre te houden van dit soort praktijken. Echter, het kan natuurlijk altijd voorkomen dat een werknemer dusdanig gefrustreerd is dat deze de behoefte voelt om dit wél te ventileren.

Perspectief

Het is dus eigenlijk belangrijk dat je je tijdens het exitgesprek realiseert dat je maar één kant van het verhaal te horen krijgt. Dit terwijl er in een bedrijf vaak veel verschillende kanten zijn. Zolang je je dit als werkgever realiseert kun je de feedback uit het exitgesprek uiteraard serieus nemen, maar tegelijkertijd ook beter duiden.

Vraag de werknemer ook altijd om zo eerlijk mogelijk te zijn, maar geef deze wel de ruimte om vanuit zijn/haar eigen emotie en/of gevoel te spreken. Creëer een veilige omgeving voor het exitgesprek. Wil je bepaalde mensen in het gesprek toelaten, overleg dit dan met de werknemer, zodat deze ook van tevoren weet wie hij/zij tegenover zich zal hebben.

Conclusie

Maak gebruik van het exitgesprek. Er kan zeer waardevolle informatie en feedback uit voortvloeien die je anders niet zou krijgen als werkgever. Maar, neem de feedback wel met een korreltje zout en besef je dat een vertrekkend werknemer niets te verliezen heeft.

Handig?


Deze pagina werd gepubliceerd in november 2020.