Voorbeeld declaratieformulier

Als je een bedrijf hebt met personeel, dan zal het soms voorkomen dat je personeel bepaalde kosten moet voorschieten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een taxirit wanneer een werknemer op zakelijke reis is. Je hoort dit soort kosten als werkgever voor je werknemer te vergoeden, maar uiteraard heb je als ondernemer voor de administratie óók de bonnetjes nodig hebben. Om het declareren in goede banen te leiden, zul je een declaratieformulier beschikbaar moeten maken voor je medewerkers. Bekijk op deze pagina een gratis voorbeeld declaratieformulier.

Voorbeeld declaratieformulier

We laten nu een voorbeeld zien van een declaratieformulier dat je kunt gebruiken voor het verwerken van declaraties van je personeel. Let wel; het is voor jouw administratie van groot belang dat de medewerker óók de originele bonnen van de aankopen/uitgaven bij het declaratieformulier bijvoegt.

Het bovenstaande voorbeeld laat het declaratieformulier zien dat al is ingevuld. Eventueel kun je via de onderstaande knop een voorbeeld declaratieformulier downloaden in Word- of PDF-formaat.

Declaraties verwerken

De werknemer is verplicht om bij het inleveren van declaraties zorg te dragen voor een volledige administratie. Deze moet dus alle bonnetjes bewaren en zorgen dat deze bij de declaratie worden meegeleverd. Dit is belangrijk omdat de ondernemer/werkgever er dan voor kan zorgen dat de bonnetjes in de administratie worden verwerkt als kostenpost.

Niet al deze kosten zijn automatisch belasting-aftrekbaar voor het bedrijf, maar vaak kan voor zakelijke reizen een groot deel wel van de belasting afgetrokken worden. Hiervoor kun je het beste je accountant raadplegen.

Los van de belasting-administratie is het vragen van bonnetjes ook belangrijk om er zorg voor te dragen dat de medewerker geen onjuiste declaraties doet. Zonder een bon kun je de declaratie immers niet controleren op juistheid en zou de werknemer wellicht om meer geld kunnen vragen dan dat deze heeft voorgeschoten.

Gereden kilometers

In het geval van gereden kilometers geldt een iets andere regel. Hierbij geldt in de regel dat een bedrijf €0,19 per gereden kilometer vergoed. Eventueel kan de werkgever hier een maximum aan verbinden.

Heeft de werknemer een lease-auto met een tankpas, waardoor je als werkgever alle kosten rondom het autorijden al betaalt? Dan hoef je uiteraard niet €0,19 per kilometer te betalen. De kosten van het autorijden zijn dan namelijk al door de werkgever vergoed.

Tot slot

Sommige bedrijven stellen ons de vraag hoe lang ze de tijd hebben om declaraties uit te betalen. In principe is hier niet direct een hele strenge regel voor, maar meestal wordt het als ‘netjes’ gezien om dit wel binnen maximaal 30 dagen te doen. In de regel geldt dat je als werkgever een redelijke termijn dient aan te houden voor het uitbetalen van declaraties. Dat houdt bijvoorbeeld in dat een declaratie in de maand februari, uiterlijk wordt uitbetaald met het salaris over de maand maart.

Sommige werknemers hebben de – voor werkgevers vervelende – gewoonte om bonnetjes op te sparen. Na een tijdje kunnen zij deze dan in één keer indienen en een fiks bedrag opvragen. Je mag als werkgever uiteraard eisen stellen aan declaraties om dit “spaar”-gedrag te voorkomen. Zo kun je bijvoorbeeld een regel instellen dat een werknemer binnen 30 dagen na een uitgave de declaratie moet indienen.