Voorbeeld agenda vergadering

Ben je nog niet zo lang begonnen met werken en moet je voor het eerst een agenda voorbereiden voor een vergadering of meeting? Veel mensen in je organisatie zullen het heel erg vervelend vinden als je een meeting “inschiet” zonder hierbij een agenda te vermelden. Er zijn zelfs mensen die een vergadering weigeren deel te nemen zonder agenda. En hier hebben ze eigenlijk groot gelijk in! Bij een vergadering vraag je (meestal) een uur van de tijd. Dat is één achtste deel van iemands werkdag. Je vraagt dus nogal wat! Je kan dus beter zorgen dat het duidelijk is waar de meeting bijeenkomst over gaat. Op deze pagina laten we een voorbeeld agenda vergadering zien. Deze kun je gebruiken als houvast voor jouw meeting-agenda.

Een agenda is niet alleen handig voor deelnemers om te weten wat er besproken gaat worden. Het helpt jou als organisator ook om de te bespreken onderwerpen duidelijker af te bakenen. Je voorkomt zo dat de vergadering uit de hand loopt en er door anderen allerlei onderwerpen worden bij gehaald die niet relevant zijn voor deze vergadering. Vooral mensen die graag aan het woord zijn, kun je met een heldere agenda duidelijker ‘inperken’. Niet omdat je ze deze collega’s niet gunt om het woord te hebben, maar omdat je ervoor betaald wordt om efficient te zijn.

Uitnodiging voor een vergadering versturen

Een uitnodiging voor een vergadering of meeting vindt meestal plaats via de e-mail. In jouw organisatie kan er bijvoorbeeld met Outlook gewerkt worden, of juist met Google Mail en agenda. Welke je ook gebruikt, tegenwoordig gaat het versturen van een uitnodiging vrijwel altijd digitaal. Wij hebben een aantal regels opgesteld voor het versturen van een uitnodiging.

Verstuur de uitnodiging op tijd!

Verstuur de uitnodiging voor een meeting altijd ruim op tijd, tenzij het écht niet anders kan! Je kunt niet één uur van tevoren een uitnodiging versturen en verwachten dat iedereen deze accepteert. Zelfs als je in de agenda van het e-mailprogramma kunt zien dat die persoon “beschikbaar” is. Je kunt er nooit zomaar vanuit gaan dat deze persoon dat uur niet gepland heeft voor het uitvoeren van belangrijke werkzaamheden. Verstuur een uitnodiging dus altijd minimaal een aantal dagen van tevoren, zodat alle genodigden ruim de tijd hebben om te reageren. Als dit in jouw organisatie mogelijk is, plan de meeting dan niet als je ziet dat één van de deelnemers al een andere meeting heeft.

Het is ontzettend tijdrovend om heen en weer te mailen over het feit dat je niet beschikbaar bent. Probeer een uitnodiging te versturen op een tijdstip dat iedereen beschikbaar is. En probeer meetings niet in te plannen vóór 09:00 uur en ook niet ná 17:00 uur. Als het kan, doe je een meeting altijd binnen de conventionele “kantooruren”.

Maak duidelijk waar de vergadering over gaat

Je kunt geen vergadering inplannen zonder duidelijk te maken wat je wilt bespreken. We hebben wel eens meegemaakt dat iemand een vergadering heeft gemaakt die “Update” heet, zonder hierbij een beschrijving of agenda op te stellen. Zulke uitnodigingen worden vaak geweigerd, omdat men simpelweg geen tijd heeft om een meeting in te gaan zonder duidelijke agendapunten.

Maak duidelijk welke voorbereiding er verwacht wordt

Maak in je uitnodiging duidelijk wat er door de deelnemers moet worden voorbereid. Moet iemand iets presenteren of ergens een update over geven? Dan is het wel zo netjes dat deze persoon dat van tevoren weet. De persoon kan dit punt dan voorbereiden voor de vergadering in plaats van dat de persoon ter plekke moet improviseren.

Monitor de reacties op je uitnodiging

Zorg ervoor dat je goed in de gaten houdt wie jouw uitnodiging allemaal heeft geaccepteerd. Als er belangrijke deelnemers hebben geweigerd, dan moet je op tijd aan de bel trekken en de vergadering verplaatsen en/of annuleren. Zo weten de andere deelnemers – die misschien wél geaccepteerd hebben – direct waar ze aan toe zijn. Dit kun je niet op het laatste moment doen.

En die éne collega die nooit op tijd laat weten of hij/zij er bij is? Bel de persoon op of stuur een berichtje om te vragen of de persoon er bij is. En zo niet, vraag dan of iemand anders misschien zijn/haar plaats kan innemen.

Vergeet niet deelnemers toe te voegen

Het is belangrijk om alle benodigde deelnemers toe te voegen. Je kunt er daarnaast voor kiezen om een deelnemer als optioneel te vermelden. De vergadering kan in dat geval gewoon doorgaan als die persoon bijvoorbeeld te druk is om er bij te zijn. Het is meer een “ter informatie”-uitnodiging zodat de persoon op de hoogte is.

Voeg een link toe voor het online vergaderen

Het is anno 2021 niet meer weg te denken uit het werkleven: online vergaderen. In jouw organisatie is er ongetwijfeld een standaard software voor, zoals Microsoft Teams of Google Meet.

Waar je vroeger een vergaderruimte moest “boeken” voor je meeting, moet je nu steeds meer zorgen dat er een online ruimte beschikbaar is. Meestal kun je een vergader-link makkelijk bijvoegen door middel van een knop binnen het e-mailprogramma. In Outlook heb je bijvoorbeeld knoppen om een Teams- of Skype-meeting aan te maken:

Agenda

En altijd: stel een agenda op! Zonder agenda, geen meeting. Veel mensen zullen je uitnodiging weigeren als je geen agenda voorbereidt. Doe dit dus altijd, óók als er maar één agendapunt is.

Voorbeeld agenda vergadering

We laten nu wat voorbeelden zien van agenda’s voor vergaderingen.

Voorbeeld agenda “Kick off meeting”

In dit voorbeeld is Esther Patrijssen de voorzitter en organisator van de meeting. Als voorzitter heeft Esther de verantwoordelijkheid om de vergadering in goede banen te leiden. Bekijk hier de voorbeeld agenda vergadering:

Voorbeeld agenda periodieke vergadering/overleg

Heb je een wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse vergadering of een overleg met een vaste groep mensen? Je kunt dan in Outlook of een ander programma een meeting aanmaken die zichzelf herhaalt. Dit heet in het Engels ook wel een “recurring meeting”. Dit is handig voor “Business as usual”-meetings over het dagelijkse werk. Dit kan natuurlijk ook een overleg zijn tussen alle directeuren binnen een bedrijf.

Bij dit soort meetings zien we vaak dat er na een tijdje geen duidelijke agenda meer wordt opgesteld, doordat het een terugkerende meeting is met dezelfde personen. Toch behaal je de beste resultaten door óók hier een agenda voor op te stellen. Het is niet ongebruikelijk om een wisselende voorzitter te hebben voor dit soort meetings. Ook kun je per meeting aangeven wie de notulen doet.

De bovenstaande meeting zal vrijwel altijd dezelfde agenda hebben. Ook zal het vaker voorkomen dat er een deelnemer verhinderd is en dat de meeting tóch doorgang vindt. Dit is niet ongebruikelijk voor een terugkerende (update-)vergadering. En hoewel de agenda niet vaak verandert, zal er soms een kleine wijziging zijn. Dit kan bijvoorbeeld zijn om een speciale gast spreektijd te geven over een bepaald project of onderwerp.

Conclusie

We hopen dat je van deze pagina een beter beeld hebt gekregen over het maken van en agenda voor je vergadering. Het wordt over het algemeen niet gewaardeerd om een meeting of vergadering in te plannen zonder agendapunten. Natuurlijk zijn er uitzonderingen op deze regel, maar over het algemeen geldt dat je niet tijd van mensen kunt vragen zonder duidelijk af te bakenen waarover je het wilt hebben.

Als organisator en/of voorzitter is het aan jou ook de taak om de vergadering in goede banen te leiden. Voorkom bijvoorbeeld dat één persoon voortdurend aan het woord is. Zorg dat iedereen de kans krijgt zijn/haar zegje te doen en geef duidelijk grenzen aan als de discussie afdwaalt naar een ander onderwerp.