Voorbeeld ontslagbrief per e-mail

Wil je ontslag nemen per e-mail? Het is tegenwoordig heel normaal om per e-mail ontslag te nemen. Wel is er een aantal zaken waar je op moet letten. Op deze pagina geven we je voorbeelden van ontslagbrieven per e-mail en tips hoe hiermee om te gaan.

Ontslagbrief per e-mail

Zoals gezegd, in 2020 is het hartstikke normaal om een ontslagbrief per e-mail te versturen, zeker in deze tijd, waarin meer wordt thuisgewerkt dan normaal.

Wel is het belangrijk dat je zeker bent dat jouw e-mail in goede orde is ontvangen. Komt je e-mail niet aan bij de ontvanger, dan is jouw ontslag niet geldig en zou je werkgever eventueel jouw ontslag kunnen weigeren. Je hebt meestal namelijk een opzegtermijn van één of twee maanden. Als je ontslag neemt op 31 oktober, dan kun je dus pas op 1 december bij een nieuwe werkgever aan de slag. Vraag daarom altijd om een ontvangstbevestiging! Als er in jouw bedrijf met Outlook wordt gewerkt, lees dan hier hoe je automatisch om een ontvangstbewijs kunt vragen.

Gebruik je een ander e-mailprogramma? Vraag dan in je e-mail om een bevestiging dat jouw ontslag in goede orde is ontvangen. Zo voorkom je een hoop misverstanden en eventuele narigheid achteraf.

Tip:
Wanneer je in hetzelfde gebouw werkt als je leidinggevende, dan is het natuurlijk vreemd om een e-mail te sturen zonder elkaar te spreken. In dat geval adviseren wij om eerst een gesprek in te plannen met je leidinggevende en tijdens dit gesprek je ontslagbrief te overhandigen.

Voorbeelden van e-mails met ontslagbrief

We laten nu verschillende voorbeelden zien van ontslagbrieven per e-mail.

Korte ontslagbrief

De onderstaande ontslagbrief kan worden gebruikt wanneer er redenen zijn om de brief zo kort mogelijk te houden. Bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een beschadigde relatie tussen jou en de werkgever, of je het – om wat voor reden dan ook – puur zakelijk wilt houden.

Onderwerp: Beëindiging arbeidsovereenkomst

Geachte heer Janssen, beste Piet,

Via deze weg wil ik graag mijn ontslag indienen per 1 december 2020.
Graag ontvang ik van u een ontvangstbevestiging.

Met vriendelijke groet,
Gerard Huizen

Persoonlijke ontslagbrief

Er zijn natuurlijk ook scenario’s waarin je het heel goed kunt vinden met je leidinggevende en/of werkgever. In dat geval wil je waarschijnlijk minder kortaf zijn en een meer persoonlijke toon aanslaan in je ontslagbrief. We adviseren in dat geval een brief (of e-mail) te schrijven die iets persoonlijker is. We laten daar nu een voorbeeld van zien. Het advies is natuurlijk wel om die niet één op één over te nemen.

Onderwerp: Beëindiging arbeidsovereenkomst

Beste Piet,

Zoals besproken zal ik per 1 december 2020 uit dienst treden bij Bedrijf BV.

Ik wil jou en Jaap nogmaals hartelijk bedanken voor alle kansen en mogelijkheden die het bedrijf mij heeft geboden. Ik kijk met een heel positief gevoel terug op de afgelopen drie jaar en weet zeker dat we elkaar in de toekomst nog gaan tegenkomen.

Ik ontvang graag een ontvangstbevestiging van deze e-mail.

Groeten,
Gerard

Een tweede voorbeeld van een persoonlijke ontslagbrief:

Onderwerp: Beëindiging arbeidsovereenkomst

Beste Piet,

Nogmaals bedankt voor ons gesprek van vanochtend. Met een dubbel gevoel zal ik afscheid nemen van Bedrijf BV.

Ik zal mijn dienstverband beëindigen per 1 december 2020.

Groeten,
Gerard

Opzegtermijn

De opzegtermijn van je ontslag verschilt een beetje per werkgever. Als er in je arbeidsovereenkomst of CAO geen opzegtermijn staat, dan is de opzegtermijn één maand. Dat is namelijk de wettelijke opzegtermijn. Als je inderdaad een opzegtermijn van één maand hebt, dan kun je als volgt rekenen:

• Wil je ontslag nemen op 1 maart 2021, dan dien je uiterlijk op 31 januari 2021 ontslag te nemen.

Maar niet iedereen heeft een wettelijke opzegtermijn van één maand. Zo kan het bijvoorbeeld zo zijn dat je een nul uren contract hebt, waarbij een wettelijke opzegtermijn van vier dagen geldt.

Waar moet mijn ontslagbrief aan voldoen?

Bepaalde informatie moet in je ontslagbrief vermeld worden. Om je ontslagbrief geldig te laten zijn (rechtsgeldig) in Nederland, moeten de volgende zaken in je ontslagbrief vermeld staan.

• De naam van het bedrijf waarbij je ontslag neemt.
• De adresgegevens van het bedrijf waar je werkt.
• De datum van he versturen van de ontslagbrief.
• De persoon en/of meerdere personen aan wie je de brief richt.
• Een zin waarin duidelijk vermeld wordt dat je je arbeidsovereenkomst opzegt en per welke datum je dat doet.
• Je adresgegevens.
• Je voor- en achternaam.

Let op: wanneer je per e-mail ontslag neemt, dan kun je de datum van vandaag natuurlijk weglaten. Als je per e-mail ontslag neemt dan staat de datum automatisch goed vermeld en kan er geen misverstand ontstaan over wanneer je ontslag hebt genomen.

Conclusie

Ontslag nemen kan tegenwoordig heel goed per e-mail. Wel belangrijk is dat je dit op de juiste manier doet en dat je de opzegtermijn in acht neemt. Deze opzegtermijn kan verschillen per werkgever, en je doet er dan ook goed aan om je contract te raadplegen om zeker te weten hoe lang van tevoren je moet opzeggen. Staat er niets in je contract over een opzegtermijn? Dan is de opzegtermijn meestal één maand.

Een ander aspect van het ontslag nemen per e-mail is dat je zeker moet weten dat jouw ontslagbrief is aangekomen bij de ontvanger. Hiervoor kun je gebruikmaken van de ontvangst- en/of leesbevestiging in je e-mailprogramma. Mocht jouw e-mailprogramma dit niet hebben, vraag dan expliciet om een (geschreven) reactie met deze bevestiging.